Facilitación estratégica para la toma de decisiones en una organización

¿Qué es una facilitación estratégica?

Una facilitación estratégica consiste en una serie de actividades mediante las cuales se definen soluciones frente a un determinado desafío. Esto de forma participativa, con todos los actores que sean relevantes para comprender y responder al desafío dado y generalmente con ayuda de un facilitador.

¿Quiénes necesitan una facilitación estratégica?

Cualquier organización que desee mejorar o reinventar ya sea su modelo negocios o la propuesta de valor de algún producto o servicio.

¿Para qué puede servir?

Este tipo de actividades sirven para tomar diversas decisiones con respecto a productos, servicios o modelos de negocio como por ejemplo:

1. ¿Cómo podemos solucionar un determinado problema dentro de nuestra organización? Lo anterior ya sea por medio de un plan, en desarrollo de un producto, un servicio, un proceso. etc.
2. ¿Qué propuesta de valor podemos definir para un determinado producto o servicio que estamos ideando?
3. ¿Qué nuevas soluciones podemos conceptualizar para definir un portafolio de proyectos de innovación?
4. De todas las ideas que tenemos de eventuales productos y servicios para nuestra organización, ¿en cuáles debemos focalizarnos?
5. ¿En qué mejoras deberíamos enfocarnos para nuestro producto o servicio (sea o no digital)?

¿Por qué hacer una facilitación estratégica si podemos contratar a un consultor o puedo solucionar el problema yo mismo?

“Si quieres ir rápido camina solo, si quieres llegar lejos ve acompañado”

Esta es la principal razón por la cual las soluciones deben pensarse en una lógica colaborativa. Definir soluciones con otros puede ser difícil, engorroso e incluso conflictivo, pero en el largo plazo, si incorporamos la participación de otros en el proceso, nuestra solución será más robusta, tendrá más impacto, más aliados y se materializará con menos obstáculos.

Si bien ser participativo es el camino correcto, está lejos de ser el camino fácil. Analizar problemas y tomar decisiones creativas de forma colectiva puede ser altamente complicado y, si no se trabaja con el enfoque apropiado, las probabilidades de fallar son altas. Por eso es necesario realizar las actividades indicadas, con el nivel de profundidad indicado y con un facilitador apto.

¿Cómo se debe abordar una facilitación estratégica a groso modo?

Hay un montón de modelos para abordar la resolución de problemas, desde el Design Thinking, pasando por el Creative Problem Solving, el Método Lombard, Productive Thinking, Systematic Inventive Thinking, y otros mil thinkings. No quiero ahondar en ninguno de ellos. Lo único importante es que todos ellos se basan en lo que viene a continuación:

1. Establecer cuál es el desafío o la pregunta.
2. Explorar la problemática a resolver.
3. Identificar los aspectos clave del problema y enfocarse en ellos.
4. Explorar diversas ideas de solución.
5. Tomar las mejores ideas e implementarlas con tal de descubrir si funcionan.

El famoso modelo de doble diamante del Design Council, ilustra precisamente esto.

Eso es todo, la resolución de problemas no es más que una seguidilla bien orquestada de procesos de pensamiento divergente y convergente.

Desde luego que, así como un mapa no representa 100% la complejidad de un territorio, este modelo tampoco representa con fidelidad la caótica amalgama de procesos de exploración versus síntesis que implica un verdadero caso de resolución de problemas. Pero como todo modelo, cumple con el objetivo de ayudarnos a entender lo esencial, aquello que nos permite accionar sobre ello.

Entonces volviendo al tema central, una facilitación estratégica de uno, dos o cinco días debería comprender estos momentos. ¿Qué actividades escoger para cada paso y cómo adaptarlas? La decisión de dependerá de factores tales como:

El tiempo y el dinero disponible. Aceptémoslo, no siempre hay tanto dinero y tiempo como uno quisiera. Esto nos lleva a que muchas veces tenemos que acotar la actividad y aquí al menos yo sugiero focalizarse en la dinámica que más nos aporte según el objetivo y la etapa del proyecto donde nos encontremos. Supongamos que tenemos una mañana, es preferible hacer una dinámica o dos de buena manera y con la profundidad adecuada que hacer 4 dinámicas con objetivos diferentes de forma superficial y poco rigurosa.

El número de participantes. El número de participantes afecta mucho el modo de la dinámica. No es lo mismo hacer una actividad de definición de objetivos, empatía o ideación con un grupo de 5 personas que con un salón de 30. Cuando tienes 5 personas digamos que es más fácil, pero si tienes 30 entonces se complica el asunto para el facilitador.

Hay varios enfoques para manejar procesos de ideación en grupos numerosos pero para mí el más eficaz es ir de menos a más. De menos a más quiere decir que partes divergiendo en grupos pequeños para luego converger de forma más colectiva. Por ejemplo, para hacer ideación haces a las personas generar largos listados de conceptos en solitario, esto mitiga (en parte) la autocensura propia de los seres humanos cuando generamos ideas frente a un grupo. Luego, a medida que las ideas se pulen y pasan a una segunda iteración, se manejan en un grupo pequeño y luego ya en una fase de convergencia las ideas se pueden socializan con la totalidad del grupo y someterse a algún método de priorización ya sea la clásica votación u otro, (tengo mis reparos con el clásico modelo “democrático” de priorización, pero de eso hablaré en otro artículo para no extenderme).

Un buen facilitador tiene que -por lo menos- tener en cuenta los fenómenos que ocurren cuando grupos numerosos de personas se reúnen a tomar decisiones. Para saber un poco sobre este apasionante tema les recomiendo revisar este video que explica los curiosos experimentos de Mariano Silva y Dan Ariely para entender la toma de decisiones en grupos numerosos.

La complejidad y el alcance de las respuestas que se esperan lograr. La extensión de la actividad así como las dinámicas a escoger serán muy diferentes dependiendo de si quiere llegar a definiciones generales o a planes detallados. Lo mismo ocurre si estamos intentando dar con una respuesta que afecta al proyecto en su totalidad — como por ejemplo, el modelo de negocio- o si por el contrario, estamos discutiendo sobre una mejora local como puede ser una funcionalidad o una vista específica en una aplicación.

Cultura organizacional y nivel de experiencia de los participantes en este tipo de actividades. Si estás con gente acostumbrada a estos temas entonces es probable que sea más fácil ya que no será necesario explicar tanto el cómo el porqué de las dinámicas. Incluso puede que ellos te ayuden. Aunque por otro lado también existe la posibilidad de que alguno se las quiera dar de listo y cuestione tus métodos en plena dinámica, llegando incluso a sabotear la actividad (me ha pasado tristemente).

Si -por el contrario- estás con gente que no sabe, vas a tener que cuidar los términos que usas y tendrás que explicar las cosas con más cuidado. También tendrás que ser más majadero en recalcar el porqué de ciertas actividades que le pueden parecer inútiles a aquellos poco acostumbrados al pensamiento creativo. No va a faltar la persona que se impaciente en la fase de divergencia y se ponga a decir cosas como “no estamos llegando a ninguna parte con esto” o “por qué perdemos el tiempo explorando tantas ideas si a mí ya se me ocurrió una solución”.

Las prioridades y expectativas de la organización con respecto a la actividad. Por último, manejar las expectativas de la organización es importante, especialmente cuando te piden workshops cortos donde quieren definir absolutamente todo y con lujo de detalle. Eso no es posible. Se pueden hacer dinámicas muy buenas que generen buenas definiciones en menos tiempo del normal pero tampoco estamos hablando de preparar una cuarto de libra con queso. La creatividad no es fast food, soluciones robustas requieren de mucha dedicación y con un workshop de 4 u 8 horas eso no pasará.

¿Y las dinámicas?

Bueno eso es todo, me puse un poco densa. Para finalizar les dejo algunos lugares de donde pueden sacar dinámicas buenas.

1. Design Kit de IDEO. Es buen material y es gratis.
2. El toolkit de Board of Innovation. También gratis.
3. Sprint. Un método de 3 a 5 días para aplicar Design Thinking con tu equipo, da buenos resultados si se le da el uso correcto, pero ya hablaré de eso en otro artículo.
4. Gamestorming. Gran libro, un clásico del tema.
5. Thinkertoys. Lo mismo.
6. Think Better. Mi favorito personal.
7. 101 Design Methods de Vijai Kumar. Son 101 métodos, en serio. Es para volverse loco, pero si eres nerd adelante.

Bueno eso es todo por hoy, besitos.

¿Necesitas una facilitación?

Sabes que puedes llamarme. Háblame por karla@caordical.io y te ayudaré.