El mito del trabajo duro 2da parte: cuando hacerlo todo, es una pésima estrategia
En mi artículo anterior, “El mito del trabajo duro: el síndrome del burnout en emprendedores”, les comenté sobre la falsa idea que existe entre los emprendedores de nuestra generación de que el “trabajo duro” y sin descanso es sinónimo de éxito y cómo creerme esta mentira me hizo tomar pésimas decisiones hasta el punto de poner el riesgo mi propia salud.
Afortunadamente creo estar en rehabilitación del burnout y el trabajolismo y en este artículo me gustaría contarles cómo ocurrió.
Descubre cómo agregas valor a la empresa (y a tu vida)
A mediados del año pasado estaba pasando por mi etapa de burnout más oscura. En medio de una de las peores semanas de mi vida, habíamos organizado un workshop estratégico interno de día completo, donde estábamos los tres socios junto a un consultor amigo mío, como facilitador externo. La idea había sido originalmente mía y llevábamos semanas tratando de cuadrar las agendas nuestras y la del consultor.
En una parte del workshop teníamos que identificar nuestro problema más crítico. Finalmente llegamos a la conclusión de que el problema mas serio que teníamos era el exceso de responsabilidades que yo estaba teniendo. Nuestro pequeño problema de management estaba arruinándolo todo; desde nuestro crecimiento, hasta nuestras relaciones interpersonales. Había un exceso de trabajo urgente que aparentemente solo yo podía hacer. Esto me impedía enfocarme en cualquier cosa que agregara valor en el mediano o largo plazo, que es lo que se supone que un real líder en una organización hace.
Al final, hicimos un listado de todas las tareas que yo realizaba en Caordical en aquel momento y también más o menos cuántas horas me llevaba hacerlas. Así terminamos mapeando un enorme listado de actividades. Estaba haciendo las consultorías, las ventas, el reclutamiento, el diseño de las piezas gráficas y un enorme etc.
Y con ese listado, de-construimos los grandes procesos que solía ejecutar y determinamos, tarea por tarea, qué era realmente indispensable que hiciera yo para armar un plan de cómo delegar todo lo demás en el corto y mediano plazo.
¿Por qué hay cosas que es indispensable que haga uno mismo de todas formas? A continuación les presento las principales razones con las que te puedes topar:
- Porque son cosas que requieren un know how muy especializado o difícil de externalizar de momento por el tamaño de la organización. Dicho en otras palabras, tienes poco flujo de caja y tú eres de momento el único loco con tus conocimientos que le interesa estar aquí y no en una empresa consolidada, con un salario estable y todo eso.
- Porque es algo estratégico que no puede salir del equipo interno. Acá entran otras esas cosas que forman parte de la propuesta de valor única y del sello como organización (¿que la idea es tener uno no?). En mi caso por ejemplo, el método Empathy Cards es core, yo lo inventé y por lo tanto nadie más puede capacitar al principio.
- Porque sencillamente es parte de lo que viniste a hacer a este mundo. Hay ciertas cosas sabes bien que nadie hará por ti. En esta categoría entra por ejemplo la visión. Cuando inventas algo, tienes una visión y por lo tanto tienes una obligación, la obligación de hacer lo necesario para materializar tu visión y llevar tu invento hacia donde tenga que llegar y eso solo lo puedes catalizar tú.
Como ya lo estarás imaginando, identificar todas estas cosas requiere, no solo de un entendimiento de tu objetivo y estrategia como empresa sino que de una auto observación seria, que no sucede de la noche a la mañana. En mi caso, me tomó meses darme cuenta, y todavía me lo sigo cuestionando.
Si identificas tus tareas clave, lo que sobra es todo lo delegable. En efecto, si lo piensas bien, hay un montón de tareas que uno hace en el día a día que las puede hacer otra persona más capacitada para eso que tú, más rápidamente que tú y muchas veces por un valor hora más barato que el tuyo. Esto te libera tiempo para actuar sobre las cosas que realmente te permiten generar enormes cantidades de valor agregado en el mediano y en el largo plazo.
Para algunos emprendedores puede ser difícil aceptar esto. Yo creo que en algunos círculos persiste una idealización de la figura del Self Made Entrepreneur multifacético que las hace todas y lo da todo por conseguir el tan preciado éxito las 24 horas del día. Un concepto que -vale decir- ha sido generosamente ensalzado por referentes de la cultura Startup como Elon Musk, Gary Vaynerchuk y tantos otros, quienes en más de una oportunidad se dedicaron a pregonar en podcasts y entrevistas esa idea de que tienes que trabajar como si no hubiese un mañana con tal de ser un emprendedor super cool.
Teniendo el conocimiento, pasamos a la segunda parte: la acción
Una vez identificado lo delegable, realizamos un plan de corto y mediano plazo para identificar las acciones necesarias para delegar estas tareas. Por ejemplo, una acción puede ser reclutar a un consultor semi senior con ciertas capacidades y para ese objetivo, definimos un plazo y responsables determinados.
Otro ejemplo, en caso de las ppts y los diseños en general, para los diversos proyectos, la mejor estrategia en el momento fue incorporar a un practicante de diseño (el cual actualmente forma parte de nuestro equipo) y para eso también definimos un tiempo acotado para concretar.
Asimismo, la parte comercial se traspasó a otro de los socios de forma completa y sucesivamente con todos los temas de la lista que debían ser delegables.
Al principio es necesario hacer un gran esfuerzo para hacer girar la rueda. Tienes que hacer cosas que en apariencia quitan mucho tiempo, como por ejemplo realizar inducciones, enseñarle a tu equipo, dar instrucciones claras y con objetivos claros, dar buen feedback y todo lo que implica liderar. Cuando hacer las cosas solo, no tienes que informar o explicar a nadie de nada, lo cual pareciera ser más rápido, pero en realidad te estás quemando y tu impacto se vuelve limitado.
Cambiar el paradigma
En este proceso cambiar el mindset es fundamental. Una de las cosas que más me ayudó en esa labor fue leer un libro de Tim Ferriss llamado Four Hour Workweek, donde explica que la perspectiva occidental de trabajar como loco y ser exitoso, está obsoleta. Según este autor, el éxito verdadero no se trata de acumular más y más riquezas a costa de tu tiempo sino que tener los medios para materializar el estilo de vida que tú quieras y el tiempo necesario para disfrutarlo.
Entre los diversos métodos que Tim presenta en su libro, habla de la ley de Pareto. Este principio también conocido como la ley del 80/20, señala que el 20% del esfuerzo, genera el 80% de los resultados.
Se aplica en todo ámbito, por ejemplo el 20%de tus esfuerzos en un día de trabajo, realmente es lo más productivo y genera el 80% de los beneficios. El resto de tus esfuerzos, así como el resto del día por lo general, son tareas que no aportan tanto valor.
Entonces sugiere enérgicamente que nos preguntemos ¿cuál es el 20% de productividad y cuál es el 80% de acciones con menos valor, que realizamos en nuestra jornada de trabajo? y ¿cuáles de esas cosas se pueden delegar?
Lo que inevitablemente nos obliga a pensar sobre el cambio del paradigma respecto de las jornadas laborales, ¿realmente estoy haciendo algo útil o estoy inventando trabajo para poder cubrir la jornada laboral? (8 horas en Chile).
¿Cómo dejo de hacer todo yo? (en la práctica)
Reviso y clasifico mis tareas diarias
Es muy importante tener bien definido el objetivo a lograr y en base a eso, puedes analizar cada una de tus acciones, tareas y actividades.
Yo reviso mi planificación del día y me pregunto qué es lo realmente necesario, estratégico y que aporta valor a la empresa que tengo que realizar yo y solo yo y que no.
De esa forma me di cuenta que aporto real valor a la empresa realizando tareas como:
- Generar y potenciar los productos originales que entregan valor agregado a la consultora o que pueden ser potenciales spin off como las Empathy Cards
- Planificando e implementando el roadmap de transformación 2020 de Caordical, ejercicio donde definimos nuestro propósito, manifiesto, objetivos principales de negocio e ideamos acciones de corto y mediano plazo para reflejar nuestro propósito y propuesta de valor en cada ámbito de la compañía.
- Diseñar Workshops estratégicos sobre la definición del propósito para nosotros mismos como para otras empresas.
- Generar los insight clave y las recomendaciones estratégicas luego de una facilitación con un cliente para los informes (y no haciendo el informe completo lo que toma bastante más tiempo).
Delego
A mí me costaba delegar porque era perfeccionista, no confiaba en las otras personas, y pensaba que todas las cosas las voy a hacer bien solo yo, siendo que no soy ninguna experta en todo.
Es por eso que comprendí que es imposible hacer cosas medianamente ambiciosas y grandes, solo. En cualquier ámbito de la vida o disciplina, hay que trabajar con gente para llegar a tener un impacto mayor y precisamente así es cómo funciona la naturaleza humana.
Por otro lado, cuando delegas, debes realizar un proceso de mentoreo, donde no solo creces tú, sino también los demás. Cuando el trabajo es compartido, los beneficios del trabajo también lo son.
Soy más consciente con los plazos
Según otros métodos del libro anteriormente mencionado, comencé a autoimponer plazos más acotados para mis tareas, ya que según la Ley de Parkinson, que no tiene nada que ver con el síndrome, “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, por lo que si yo te doy una tarea y te doy un mes de plazo, inconscientemente la vas a estirar para entregarla en un mes, ya sea inventando más trabajo o procrastinando.
Si te digo que tienes que tenerla en una semana, vas a estresarte positivamente para tenerla en una semana, recortando otras tareas de tu rutina para ir al hueso y entregarla en ese plazo. Quizá la tarea no va a ser perfecta pero va a estar, por lo que concluye que necesitas darte tiempos más cortos para hacer las cosas.
Entreno mi capacidad de liderazgo
Este es el paso más largo, ya que nadie nace siendo líder. En la actualidad estoy trabajando con una coach ejecutiva que me ayuda a desarrollar y fortalecer mis habilidades de liderazgo en pos de mejorar la forma de guiar mi empresa y trabajar con otras personas. Ahora sé que si no ejerzo mi liderazgo no puedo cumplir ningún objetivo porque mi trabajo es una relación de interdependencia con otras personas.
En Resumen
El camino que estoy tomando para transitar del trabajolismo sin sentido a una vida más equilibrada, productiva y con sentido fue:
- En primer lugar, darme cuenta de que mi enfoque anterior no estaba bien.
- Cambiar mi perspectiva de lo que significa ser productivo y tener éxito.
- Establecer qué es lo importante, donde genero más valor, mi 80/20.
- Definir y poner en marcha un plan para comenzar a delegar y sistematizar todo lo delegable o sistematizable con tal de enfocarse en lo importante.
- Desarrollar y ejercer mi liderazgo y mi capacidad de management.
Espero que a quienes les resuene esta experiencia, les resulten de ayuda estos consejos.
